Big room fungerar utöver som projektbyrå och aktivitetsbaserat kontor för projektet Karleby Idrottspark också som plattform för projektledning och alliansens samarbete. Arbetsrummet för alliansen för Karleby Idrottspark kallas alltså för big room. Innan arbetet börjar skapas big room-arbetsformer, gemensamma processer och samspelet byggs upp. Vid sidan av innehållet och lösningarna planeras också genomförandet av projektet. Arbetet vid den gemensamma projektbyrån kräver nya verksamhetssätt, gemensamma läsordningar och tidscheman samt verksamhetsmodeller som lämpar sig för mötes- och workshoparbete.
Det centrala målet är att uppnå bästa möjliga resultat
Verksamheten i big room inleds därför alltid genast i början av ett alliansprojekt. Big room är i praktiken en arbetslokal där alla parter i alliansprojektet och de som deltar i planeringen, dvs. beställaren, byggaren, planeraren, användarworkshopparna och så vidare arbetar tillsammans.
Det centrala målet för alliansprojekt är att uppnå bästa möjliga resultat genom att skapa en integrerad projektorganisation. Huvudsyftet med alliansens gemensamma organisation och gemensamma arbetslokal, dvs. big room, är därför att avlägsna aktörernas egna organisationsgränser, så att alla parter fokuserar på att arbeta för alliansen. Alliansen har alltid en gemensam chef, gemensamt överenskomna roller, uppgiftsbaserade sammansättningar och rapporteringsansvar.
Gemensam arbetslokal säkerställer effektiv beredning av ärenden
Den nödvändiga kommunikationen inom gruppen med hänsyn till det projekt som alliansen tillsammans planerar och genomför, underlättas avsevärt genom big room-arbetet, eftersom det säkerställer ett kontinuerligt och mycket nära samarbete samt snabbt informationsflöde och en effektiv beredning av ärendena. Varje aktör som aktivt deltar i projektet är under hela projektet uppdaterad om den övergripande situationen i det projekt som genomförs.
Tack vare big room-arbetet är de möten som alliansen ordnar effektiva, de frågor som ska behandlas har diskuterats tillsammans med gruppen redan tidigare och lösningarna är ofta färdigt genomtänkta. Verksamhetsmodellen kommer därför att öka effektiviteten och minska tidsåtgången vid alliansens möten. Ärendena kan avtalas snabbt och det behövs inte många sammankomster eller mötesprocesser för att behandla ett ärende.
Det viktiga är att skapa ett förtroendefullt och öppet klimat mellan alla parter, där man inte är varandras konkurrenter utan samarbetsparter och där alla parter och olika åsikter uppskattas genuint.
Planerarna deltar från början till slut
De som utför planeringsarbetet deltar i big room-arbetet också i det skede då själva projektet börjar genomföras. Detta gör det möjligt att göra eventuella och ibland nödvändiga justeringar och ändringar under byggandet även i projektets slutskede.
I alla byggprojekt förekommer justeringar och ändringar i sista minuten, nästan utan undantag. I fråga om byggprojekt som genomförs enligt den traditionella modellen innebär dessa när de inträffar att de fördröjer och försvårar arbetet och gör det svårt för de olika parterna att hålla tidsschemat.
Big room-arbete kräver nytt slags kompetens
På personlig nivå kräver big room-arbetet ny kompetens och ett nytt grepp av alla deltagare för att kunna jobba tillsammans. Krävande projektarbete i samma lokal med människor från olika arbetskulturer förutsätter flexibilitet, god social kompetens samt förmåga att genuint lyssna på allas synpunkter och åsikter.
Med alliansmodellen anses byggandet vara särskilt effektivt när det gäller krävande byggprojekt, vilket Karleby Idrottspark kan anses vara. Krävande projekt innehåller vanligen nya slags genomföranden och komplicerade lösningar, vilket i sin tur kräver omfattande sakkunskap och gedigen erfarenhet, dvs. sådant slags nära samarbete som big room-arbetet möjliggör.
Big room-arbetet skapar fler idéer och innovationer
Tack vare big room, dvs. den gemensamma arbetslokalen, sprids informationen snabbt och smidigt, vilket gör det möjligt att reagera snabbare och effektivare på problem. Lösningen av de problem som uppstår sker effektivare, de beslut som fattas tillsammans är bättre och förtroendet inom gruppen ökar. Utöver dessa fördelar är det en stor fördel att gruppen tillsammans kan producera fler idéer och innovationer, vilket också gör utvecklingen och inlärningen effektivare.
Utöver de fördelar som nämns ovan erbjuder big room som arbetslokal möjligheter till nya former av visuell ledning och informationshantering samt en öppnare och mer transparent kultur. I big room-arbetslokalen eller i alliansens gemensamma system finns alla uppgifter som hänför sig till projektet, varvid också informationssökningen och informationshanteringen effektiviseras och underlättas betydligt jämfört med byggprojekt som genomförs enligt den traditionella modellen. För att de gemensamma målen ska nås sker flödet inom planeringen och produktionen i enlighet med lean-principerna till ett effektivt genomförande av projektet. I alliansprojekt skapas förutsägbarhet genom att planeringen styrs med framförhållning med hjälp av systemet Last Planner och med de senaste metoderna för informationshantering.
Alliansen för Karleby Idrottspark genomför planerings- och genomförandefaserna på ett överlappande sätt. I den första fasen planeras en multiarena och en fotbollsstadion och byggandet inleds samtidigt som planeringsarbetet för renoveringen av träningsishallarna. För genomförandefaserna kan man ansöka om godkännande hos Karleby stad i det skede då planeringen är inom de godkända ramarna och alliansparterna har en klar gemensam uppfattning om genomförandet av projektet och kostnadskalkylen.
Läs mer om alliansen för Karleby Idrottspark här:
Om du har önskemål, kommentarer eller frågor, skicka oss respons här.
