Big room toimii paitsi Kokkolan Urheilupuisto ‑projektin projektitoimistona ja monitoimitilana myös projektinjohtamisen ja allianssin yhteistoiminnan alustana. Kokkolan Urheilupuiston allianssin työskentelytilaa kutsutaan siis nimellä big room. Ennen kuin tekeminen alkaa, pystytetään big room ‑työskentely, luodaan yhteiset prosessit ja rakennetaan yhteispeli kuntoon. Sisällön ja ratkaisujen rinnalla suunnitellaan myös projektin toteutus. Työskentely yhteisessä projektitoimistossa vaatii uudenlaisia toimintatapoja, yhteiset lukujärjestykset ja aikataulut sekä kokous- ja työpajatyöskentelyyn sopivat toimintamallit.
Keskeinen tavoite on saada aikaan paras mahdollinen lopputulos
Big roomin toiminta käynnistetään siis aina heti allianssihankkeen alussa. Big room on käytännössä työtila, jossa allianssihankkeen kaikki osapuolet ja suunnitteluun osallistuvat, eli tilaaja, rakentaja, suunnittelija, käyttäjätyöpajat ja niin edelleen työskentelevät yhdessä.
Allianssihankkeissa keskeinen tavoite on saada aikaan paras mahdollinen lopputulos luomalla integroitu projektiorganisaatio. Allianssin yhteisen organisaation ja yhteisen työtilan, eli big roomin keskeisenä tavoitteena on näin ollen hävittää toimijoiden omat organisaatiorajat, jolloin kaikki osapuolet keskittyvät työskentelemään allianssille. Allianssilla on aina yhteinen esimies, yhdessä sovitut roolit, tehtäväkohtaiset kokoonpanot sekä raportointivastuut.
Yhteinen työtila varmistaa tehokkaan asioiden valmistelun
Allianssin yhdessä suunnittelema ja toteuttama hankkeen vaatima viestintä ryhmän kesken helpottuu big room ‑työskentelyn avulla huomattavasti, koska jatkuva ja hyvin intensiivinen yhteistyö varmistaa nopean tiedonkulun ja tehokkaan asioiden valmistelun. Jokainen hankkeeseen aktiivisesti osallistuva taho on koko projektin ajan tilanteen tasalla toteutettavan hankkeen kokonaistilanteesta.
Big room ‑työskentelyn ansiosta allianssin järjestämät kokoukset ovat tehokkaita, käsiteltävistä asioista on keskusteltu ryhmän kesken yhdessä jo aikaisemmin ja ratkaisutkin ovat usein jo valmiiksi mietittynä. Toimintamalli lisää näin ollen allianssin kokousten tehokkuutta ja vähentää niihin kulutettavaa aikaa. Asioista voidaan sopia nopeasti eikä yhden asian käsittelyyn tarvita useita kokoontumiskertoja tai kokousrumbaa.
Keskeistä on luoda osapuolten kesken luottamuksellinen ja avoin ilmapiiri, jossa ei olla vastakkain vaan rinnakkain ja jossa kaikkia osapuolia ja erilaisia näkemyksiä arvostetaan varauksetta.
Suunnittelijat ovat mukana alusta loppuun
Suunnittelutyötä tekevät tahot osallistuvat big room ‑työskentelyyn myös siinä vaiheessa, kun itse hanke lähtee toteutukseen. Tämä mahdollistaa rakentamisen aikana mahdollisesti esiin tulevien ja joskus välttämättömienkin muokkausten ja muutosten tekemisen vielä hankkeen loppuvaiheessakin.
Kaikissa rakennushankkeissa viime hetken muokkauksia ja muutoksia tulee lähes poikkeuksetta. Perinteisellä mallilla toteutetuissa rakennushankkeissa nämä ovat yksi niitä asioita, jotka esiin tullessaan hidastavat ja vaikeuttavat eri osapuolien työskentelyä ja aikataulussa pysymistä.
Big room ‑työskentely vaatii uudenlaista osaamista
Henkilötasolla big room ‑työskentely vaatii jokaiselta siihen osallistuvalta uudenlaista osaamista ja otetta yhdessä tekemiseen. Intensiivinen projektityö samassa tilassa eri työkulttuureista tulevien ihmisten kanssa edellyttää joustavuutta, hyviä sosiaalisia taitoja sekä kykyä saada esiin sekä kuunnella aidosti jokaisen näkökulmia ja mielipiteitä.
Allianssimallilla rakentamista pidetään erityisen toimivana vaativissa rakennushankkeissa, jollainen Kokkolan Urheilupuisto ‑kokonaisuuskin on. Vaativat hankkeet pitävät tyypillisesti uudenlaisia toteutuksia ja monimutkaisia ratkaisuja, mikä puolestaan vaatii laajaa asiaosaamista ja vankkaa kokemusta, eli big room ‑työskentelyn mahdollistamaa intensiivistä yhteistyötä.
Big room ‑työskentely tuottaa enemmän ideoita ja innovaatioita
Big room, eli yhteisen työskentelytilan ansiosta tieto kulkee nopeasti ja sujuvasti, mikä mahdollistaa ongelmiin reagoimisen sekä nopeammin että tehokkaammin. Esiin tulevien ongelmien ratkaisu tehostuu, yhdessä tehdyt päätökset ovat parempia ja ryhmän sisäinen luottamus kasvaa. Näiden etujen lisäksi merkittävänä etuna on pidettävä sitä, että ryhmä pystyy tuottamaan yhdessä enemmän ideoita ja innovaatioita, jolloin myös kehittyminen ja oppiminenkin tehostuvat.
Edellä esitettyjen etujen lisäksi nig room työskentelytilana tarjoaa mahdollisuuden uudenlaiseen visuaaliseen johtamiseen ja tiedonhallintaan sekä kulttuurin muuttamiseen avoimemmaksi ja läpinäkyvämmäksi. Big room ‑työskentelytilasta tai allianssin yhteisistä järjestelmistä löytyvät kaikki hankkeeseen liittyvät tiedot, jolloin myös tiedonhaku ja tiedonhallinta tehostuvat ja helpottuvat merkittävästi perinteisellä mallilla toteutettuihin rakennushankkeisiin verrattuna. Yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi suunnittelu ja tuotanto virtautetaan lean-periaatteiden mukaisesti projektin tehokkaaseen läpivientiin. Allianssihankkeissa luodaan ennustettavuutta ohjaten suunnittelua etupainotteisesti Last Planner ‑systeemiä ja viimeisimpiä tiedonhallinnan menetelmiä hyödyntäen.
Kokkolan Urheilupuiston allianssi toteuttaa suunnittelu- ja toteutusvaiheita lomittain. Ensimmäisessä vaiheessa suunnitellaan monitoimiareena ja jalkapalloareena ja rakentamisen alkaessa aloitetaan saman aikaisesti lomittain harjoitusjäähallien saneerauksen suunnittelutyö. Toteutusvaiheille voidaan hakea hyväksyntä Kokkolan kaupungilta siinä vaiheessa, kun suunnittelu on hyväksyttyjen raamien puitteissa ja allianssin osapuolilla on selkeä yhteinen käsitys hankkeen toteutuksesta ja kustannusarviosta.
Lue lisää Kokkolan Urheilupuiston allianssista
