Timmi rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
TIMMI ‑TILAVARAUSJÄRJESTELMÄ
Rekisterinpitäjä
Kokkolan Urheilupuisto Oy
PL 43 67101 KOKKOLA
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Timmi pääkäyttäjä
Lotta Rajala
Rekisterin tietosisältö
Sähköisesti tallennetut tiedot
Rekisteröidyn nimi (yksityishenkilö, yhdistys, yritys, muu käyttäjäyhteisö)
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Henkilö-/Y-/rekisteritunnus
Asiakkaan tekemät tilavaraukset sekä näihin liittyvät laskutustiedot.
Tilavarausten yhteydessä tietoihin tallentuu lisäksi asiakkaan ilmoittamat lisätiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Timmi –tilavarausjärjestelmää käytetään Kokkolan Urheilupuisto OY:n eri tilojen ja liikuntapaikkojen varaus- sekä laskutusjärjestelmänä.
Kuntalaiset tai organisaation edustajat voivat hakea rekisteröitymistä Timmiin voidakseen itse varata Kokkolan Urheilupuisto Oy:n määrittämiä tiloja.
Kokkolan Urheilupuisto Oy:n Timmi-käyttäjät voivat myös tallentaa henkilöiden ja organisaatioiden tietoja järjestelmään.
Rekisteröitymislomakkeessa kysytään asiakkaan/hakijayhteisön henkilö-/Y-/rekisteritunnus. Tämä tieto tarvitaan asiakkaan yksilöimiseksi sekä laskuttamista ja mahdollista perintää varten.
Käsittelyn oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a‑kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b‑kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Keskeinen lainsäädäntö
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Digi- ja väestötietoviraston tietokanta tarvittaessa.
Henkilön itsensä ilmoittamat tiedot.
Asiakas ilmoittaa henkilötiedot (omat ja muut rekisteriin ilmoittamansa henkilöt) täyttäessään rekisteröitymislomakkeen Kokkolan urheilupuisto Oy:n Timmi ‑sivuilta.
Vastaanottaja ja vastaanottajaryhmät
Operatiiviset käyttäjätunnukset omaava henkilökunta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Laskutustiedot siirretään Timmistä vielä määrittelemättömän palvelun tarjoajan kautta asiakkaalle sekä tarvittaessa myös perintätoimistoon.
Tietoja ei luovuteta laskutuksen ja perintätoimiston lisäksi muualle organisaation ulkopuolelle.
Siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojen säilytysajat
Digitaalinen arkisto säilyy ikuisesti/määrittelemättömän ajan jos tietoja ei asiakkaan toimesta pyydetä unohtamaan/poistamaan. Yksittäinen käyttäjä voi pyytää tietojensa poistoa osoittamalla pyynnön sähköpostilla Timmin pääkäyttäjälle osoitteeseen lotta.rajala@kokkolaareena.fi.
Tietojen suojaaminen
Digitaalisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Järjestelmä sijaitsee Kokkola Urheilupuisto Oy:n pilvipalvelussa. Palvelin sijaitsee palomuurin takana, ja tietojen siirto tehdään suojattuna.
Järjestelmään pääsyä säädellään käyttöoikeuksin, ja kirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään kirjautumattomat ja rekisteröityneet käyttäjät voivat selailla tiettyjen tilojen varaustilannetta. Varauksista näkyy vain varaajan itsensä tallentama tai Kokkolan urheilupuisto Oy:n Timmi-järjestelmään tallentama varaustieto ja varaajan nimi (ei varaajan tai maksajan tietoja).
Yksityishenkilön oikeudet
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Henkilöillä on mahdollisuus halutessaan tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot Timmistä.
Tarkastuspyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.
Tarkastusoikeudesta vastaa Kokkolan kaupungin tietosuojavastaava.
Pyyntö osoitetaan:
Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.
Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisterissä olevat virheelliset tiedot oikaistaan.
Rekisteröitynyt käyttäjä pystyy muuttamaan Timmissä tietyt tiedot itse.
Mikäli hän ei jotain tarvittavaa tietoa pysty itse muuttamaan, tekee hän oikaisupyynnön Timmin pääkäyttäjälle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”).
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).